Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych jest:

Nie wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych - nie zachodzą przesłanki z art. 37 ust. 1 RODO. Punktem kontaktowym we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych jest adres rodo@aifotosoft.pl, obsługiwany przez wyznaczoną osobę odpowiedzialną.

To rozróżnienie decyduje o tym, do kogo kierować wnioski, dlatego opisujemy je na początku.

W odniesieniu do wizerunków uczestników wydarzeń działamy jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO - przetwarzamy zdjęcia wyłącznie na udokumentowane polecenie organizatora, w zakresie technicznie niezbędnym do wygenerowania i wydrukowania zdjęcia, i w żadnym innym celu. Administratorem tych danych jest organizator wydarzenia (np. pracodawca, para młoda, agencja eventowa), ponieważ to on decyduje o celu utrwalenia wizerunków i na nim spoczywa obowiązek informacyjny wobec uczestników.

Niezależnie od tego przygotowaliśmy dla uczestników osobną, napisaną prostym językiem klauzulę informacyjną i udostępniamy ją przy każdym stanowisku fotobudki.

Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale niezbędne do udzielenia odpowiedzi. Do obsługi formularza korzystamy z usługi Formspree - szczegóły w punkcie 5.

Zasady stosowania plików cookies opisaliśmy w osobnym dokumencie: Polityka cookies. Bez Twojej zgody nie uruchamiamy żadnych znaczników analitycznych ani reklamowych.

Podczas sesji przy fotobudce przetwarzamy:

• zdjęcie wykonane przez uczestnika - wyłącznie po samodzielnym uruchomieniu sesji na ekranie dotykowym,
• wybór wariantu stylistycznego (przycisk ♀/♂), służący wyłącznie doborowi wariantu opisu graficznego,
• techniczne metadane sesji: data, godzina, identyfikator wydarzenia, status operacji.

Korzystamy z zewnętrznych dostawców działających na nasze zlecenie, na podstawie umów powierzenia przetwarzania zgodnych z art. 28 RODO:

Dane mogą być także udostępnione podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. organom podatkowym, sądom). Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich podmiotom trzecim w celach marketingowych.

Aktualną listę podprocesorów udostępniamy na żądanie pod adresem rodo@aifotosoft.pl.

Przetwarzanie generatywne odbywa się w chmurze, u dostawców wskazanych w punkcie 5. Umowy z dostawcami usług AI wyłączają wykorzystanie przesyłanych treści do trenowania modeli. Kopie odnośnych postanowień przekazujemy na żądanie.

Nie. Zgodnie z art. 4 pkt 14 RODO dane biometryczne to dane wynikające ze specjalnego przetwarzania technicznego, które umożliwiają lub potwierdzają jednoznaczną identyfikację osoby. Art. 9 ust. 1 RODO obejmuje ochroną szczególną dane biometryczne przetwarzane w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej.

W naszym procesie:

• nie jest tworzony ani zapisywany szablon biometryczny (wektor cech twarzy, „face embedding”),
• nie prowadzimy rozpoznawania twarzy ani porównywania 1:1 lub 1:N,
• nie istnieje i nie jest budowana żadna baza wzorców twarzy,
• zdjęcie nie jest łączone z tożsamością osoby, ponieważ tożsamość nie jest zbierana,
• przetwarzanie ma charakter przekształcenia graficznego obraz→obraz, a nie identyfikacji.

Przetwarzanie nie realizuje celu identyfikacyjnego, a zatem nie stanowi przetwarzania danych biometrycznych w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO. Sam wizerunek pozostaje oczywiście daną osobową zwykłą w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO i tak jest przez nas traktowany.

Po upływie tych okresów dane są trwale usuwane lub anonimizowane. Kopie zapasowe podlegają rotacji i usuwane są z nich w wyniku naturalnego wygaśnięcia cyklu backupu.

Galeria wydarzenia nie jest publicznym, przeglądalnym katalogiem: nie jest indeksowana przez wyszukiwarki, nie jest linkowana z żadnej strony publicznej i nie da się jej wyświetlić bez znajomości losowego identyfikatora wydarzenia.

Indywidualne odnośniki do zdjęć (kody QR na wydruku) działają na zasadzie losowego adresu niepowiązanego z osobą - pozwalają uczestnikowi pobrać własne zdjęcie bez zakładania konta. Odnośniki wygasają wraz z usunięciem materiałów po zakończeniu wydarzenia.

Aplikacja, baza danych i kopie zapasowe działają na serwerach w Niemczech (Hetzner Online GmbH), a pliki zdjęć przechowujemy w Unii Europejskiej (Amazon Web Services, region Frankfurt). Sama operacja generowania obrazu odbywa się u dostawców z siedzibą w USA, wskazanych w punkcie 5.

Podstawą transferu są:

• standardowe klauzule umowne (SCC) zatwierdzone decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2021/914 - Moduł 2 (administrator → podmiot przetwarzający),
• w odniesieniu do dostawców objętych EU-US Data Privacy Framework - decyzja Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony.

Stosujemy środki uzupełniające: szyfrowanie transmisji (TLS), minimalizację zakresu (przesyłany jest wyłącznie kadr, bez jakichkolwiek danych identyfikacyjnych) oraz brak trwałej retencji po stronie dostawców inferencji.

Przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych (art. 15 RODO),
• sprostowania danych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych - „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• przenoszenia danych (art. 20 RODO),
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (art. 21 RODO),
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO).

Jeżeli Twój wniosek dotyczy zdjęcia z konkretnego wydarzenia, wystarczy wskazać nazwę i datę wydarzenia - materiały odnajdujemy po identyfikatorze wydarzenia, nie po osobie. Wniosek dotyczący wizerunku uczestnika przekazujemy równolegle organizatorowi wydarzenia jako administratorowi, zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. e RODO.

Masz również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, tel. +48 22 531 03 00, e-mail kancelaria@uodo.gov.pl, uodo.gov.pl.

• szyfrowana transmisja (HTTPS/TLS) na wszystkich etapach,
• przechowywanie plików w infrastrukturze z certyfikatami ISO 27001 i SOC 2,
• dostęp do materiałów wydarzenia wyłącznie dla konta klienta oraz upoważnionych pracowników zobowiązanych do poufności,
• rejestrowanie dostępu i monitorowanie prób nieuprawnionego dostępu,
• procedury reagowania na naruszenia ochrony danych, w tym zgłoszenie do PUODO w ciągu 72 godzin (art. 33 RODO).

Politykę aktualizujemy w razie zmiany przepisów, wprowadzenia nowych funkcji lub zmiany dostawców. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem aifotobudka.pl/polityka-prywatnosci, wraz z datą ostatniej aktualizacji.